Privacyverklaring dienst Certificering Sociaal Tolken en Taalhulpen

1 Inleiding

Als verwerkingsverantwoordelijke behandelen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze decretale opdracht als vertrouwelijke informatie en verwerken wij deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd AVG) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy. 

Deze privacyverklaring (de Privacyverklaring) heeft tot doel u te informeren over welke persoonsgegevens we verzamelen in het kader van de dienst Certificering Sociaal Tolken en Taalhulpen (de Dienst Certificering), waarvoor we deze persoonsgegevens gebruiken en wat uw rechten in dit verband zijn. 

Met ‘verwerking’ wordt bedoeld iedere bewerking van uw persoonsgegevens, dat wil zeggen gegevens op grond waarvan u als natuurlijke persoon (betrokkene) direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Een dergelijke bewerking omvat het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, archiveren, wissen of vernietigen van persoonsgegevens. Andere termen in deze Privacyverklaring moeten worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de AVG.

2 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Het Agentschap Integratie en Inburgering, private stichting met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 86C bus 212, en ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen (KBO) onder het nummer 0543.307.391, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de Dienst Certificering (hierna aangeduid als wij of de Verwerkingsverantwoordelijke).

3 Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom? 

3.1    Kandidaat-Tolken en Kandidaat-Taalhulpen

In het kader van de Dienst Certificering wordt een opleidings- en certificeringstraject aangeboden aan kandidaten om te worden erkend als een sociaal tolk (hierna Kandidaat-Tolken) of als taalhulp voor specifieke opdrachten zonder gecertificeerd te zijn als sociaal tolk (hierna Kandidaat-Taalhulp).

Met het oog op de rekrutering, het aanbod van sessies en proeven en de opvolging en facturatie van Kandidaat-Tolken en Kandidaat-Taalhulpen worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt voor de hierna vermelde specifieke doeleinden:

* Het opleidings- en certificeringstraject voor Kandidaat-Tolken bestaat minstens uit deze opeenvolgende stappen of fasen: rekrutering; info- of startsessie; preselectie- of instaptoets; (basis)opleiding sociaal tolken met tussentijdse test en de certificeringsproef. De resultaten van de instaptoets en de tussentijdse test bepalen of een kandidaat naar de volgende stap of fase in het traject mag overgaan. Aan de hand van de het eindoordeel ‘geslaagd’ op de certificeringsproef voltooit een kandidaat zijn opleiding als gecertificeerd sociaal tolk en kan de kandidaat vervolgens aan het werk gaan als sociaal tolk en ontvangt de kandidaat een certificaat sociaal tolk on de tolktaal waarvoor de kandidaat slaagde. De kandidaat-tolken krijgen de resultaten van hun certificeringsproef per mail. De prestatie van de kandidaat-tolk wordt tijdens de certificeringsproef op beeld en geluid opgenomen. Kandidaten die niet slagen voor de certificeringproef kunnen tijdens een verplicht feedbackgesprek hun opname onder begeleiding doornemen als leermoment of ter indiening van een dossier ter herziening van hun proefresultaten.
Het trainingstraject voor Kandidaat Taalhulpen bestaat minstens uit de rekrutering; info- of startsessie; preselectie- of instaptoets; training met eventuele terugkomsessies. Kandidaat-Taalhulpen krijgen de resultaten van hun instaptoets per e-mail. Er worden geen beeld- en geluidsopnames gemaakt van deze proef.
Beide trajecten kunnen zowel fysiek, online als blended worden aangeboden.

** Deze gegevens zijn enkel van toepassing op Kandidaat-Tolken. 

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van de rechtsgrond ‘uitvoering van een overeenkomst’: uw persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt in het kader van uw inschrijving voor een certificeringstraject of in het kader van klantenbeheer (onder andere facturatie).

3.2    Tolken en Taalhulpen

In het kader van onze Dienst Certificering worden permanente vormingen en trainingen aangeboden aan reeds gecertificeerde Tolken en Taalhulpen. In het kader hiervan, worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt voor de hierna vermelde specifieke doeleinden:

* Tolken kunnen deelnemen aan een post-certificeringsaanbod van nascholingen, specialisatiemodules en andere activiteiten als coaching- of intervisiesessies. Taalhulpen kunnen deelnemen aan terugkomsessies en verder studeren tot gecertificeerd sociaal tolk.

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van de rechtsgrond ‘uitvoering van een overeenkomst’: uw persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt in het kader van uw inschrijving voor permanente vormingen of in het kader van klantenbeheer (onder andere facturatie).

3.3    Leerkracht, assessor en rollenspeler

In het kader van onze dienst Certificering worden externe partijen ingeschakeld om opleidingen aan Kandidaten te verzorgen. In het kader hiervan, worden volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt voor de hierna vermelde specifieke doeleinden:

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van de rechtsgrond ‘uitvoering van een overeenkomst’: uw persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt in het kader van een samenwerkingsovereenkomst tussen uzelf (als leerkracht, assessor of rollenspeler) en ons.

3.4    Contacten

Teneinde met andere organisaties te kunnen samenwerken, is het mogelijk dat professionele gegevens van contactpersonen worden verwerkt door de verwerkingsverantwoordelijke die persoonsgegevens uitmaken. Het gaat daarbij uitsluitend om een beperkt aantal essentiële persoonsgegevens om het contact te kunnen leggen:

* Uitsluitend voor geattesteerde taalhulpen, gecertificeerde tolken, assessoren of beoordelaars en rollenspelers.

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens op basis van de rechtsgrond ‘algemeen belang’: krachtens het Inburgeringsdecreet en haar uitvoeringsbesluiten hebben wij in ruimere zin een opdracht van algemeen belang om in de integratie, inburgering en opvolging van betrokkenen te voorzien met behulp van alle actoren die daarvoor nodig zijn, met inbegrip van contactpersonen bij organisaties.

4    Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

4.1    Categorieën van ontvangers

Uw persoonsgegevens worden enkel aan derden verstrekt als dat noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. In geval de ontvangers optreden als verwerker, zal steeds een verwerkersovereenkomst worden afgesloten tussen ons en de verwerker, blijven wij als Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en blijven wij de persoonsgegevens beheren. 

Zo worden, voor de verwerkingen in het kader van de Dienst Certificering, uw persoonsgegevens gedeeld met de volgende partijen:

• externe dienstverleners, met name technische dienstverleners (zoals Inetum Realdolmen, Cronos en Salesforce) die optreden als verwerkers; en
• onderwijsinstellingen, met name de universiteiten waar de Kandidaat-Tolk is ingeschreven en waarvoor een certificeringstraject noodzakelijk is. Dit geldt uitsluitend voor de Kandidaat-Tolk die als student aan een universiteit de certificeringsproef sociaal tolken aflegt die de Dienst Certificering samen met een universiteit organiseert.
• diensten voor sociaal tolken en vertalen die de gecertificeerde sociaal tolk en vertaler of de geattesteerde taalhulp inzetten in de werkvelden van de openbare, sociale en medische dienstverlening.
• lokale besturen die de geattesteerde taalhulp in de openbare, sociale en medische dienstverlening op hun grondgebied kunnen inschakelen.

4.2    Doorgifte aan derde landen

In principe verwerken wij uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte. In sommige gevallen is het echter mogelijk dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met externe technische dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte. 

Wanneer er persoonsgegevens worden doorgegeven naar een derde land dat geen adequate bescherming van persoonsgegevens biedt, zullen wij erop toezien dat ofwel:

• een dergelijke overdracht kan worden gebaseerd op een passende wettelijke grondslag (bijvoorbeeld uw uitdrukkelijke toestemming of de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst); of
• passende waarborgen worden geboden om uw persoonsgegevens te beschermen op een niveau dat gelijkwaardig is aan de AVG.

In ieder geval blijven wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zullen wij de nodige maatregelen nemen om de verwerking ervan te beschermen, in het bijzonder door op de naleving van bindende bedrijfsvoorschriften toe te zien, modelcontractbepalingen af te sluiten en aanvullende maatregelen te nemen. De aanvullende contractuele, organisatorische en technische maatregelen die wij nemen ter bescherming van uw persoonsgegevens, kunnen worden geraadpleegd door contact op te nemen per e-mail of gewone post via de contactgegevens vermeld onder Art. 8 (Contact).

5    Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij er minimale of maximale bewaartermijnen voor bepaalde persoonsgegevens zijn vastgelegd door of krachtens toepasselijke wet- of regelgeving. 

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens wordt bepaald in functie van de volgende criteria: 

• uw eventuele contractuele relatie met ons; 
• de eventuele wettelijke bewaartermijn(en);
• de burgerrechtelijke en strafrechtelijke verjaringstermijnen; en 
• de verwerkingsdoeleinden.

De persoonsgegevens worden nadien verwijderd uit onze systemen.

6    Welke maatregelen nemen wij om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren? 

Wij doen er alles aan om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen via passende technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of openbaarmaking, alsmede toevallig verlies, wijziging of vernietiging van persoonsgegevens te voorkomen of hiertegen op te treden. In dit verband nemen wij onder meer de volgende maatregelen:

• voorafgaand aan de invoering van nieuwe methodes voor gegevensverwerking, met name nieuwe IT-systemen, worden technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens gedefinieerd en geïmplementeerd gebaseerd op de stand van de techniek, de risico’s van verwerking en de noodzaak om persoonsgegevens te beschermen; 
• deze technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens worden regelmatig aangepast aan de technologische ontwikkelingen en de organisatorische veranderingen;
• wij zorgen ervoor dat onze medewerkers, inclusief ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, de gehanteerde beveiligingsmaatregelen naleven;
• logische toegangscontroles worden tijdens de duur van de verwerking doorgevoerd en gehandhaafd. De logische toegangscontroles worden gebaseerd op het principe “need-to-know” voor de specifieke gegevensverwerking. Op basis van de logging van de transacties wordt periodiek gecontroleerd of de logische toegang geoorloofd is; en
• er worden specifieke technische maatregelen genomen zoals encryptie van uw persoonsgegevens.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (gegevenslek), zullen wij het nodige doen om de AVG na te leven, onder meer door de toezichthoudende autoriteit in te lichten indien nodig en u als betrokkene op de hoogte te stellen indien het gegevenslek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden.

7    Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen? 

Met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kan u, afhankelijk van de rechtsgrond en in sommige gevallen onder bepaalde voorwaarden, de volgende rechten doen gelden:

• recht op inzage: u heeft het recht bevestiging te krijgen of uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en informatie over de verwerking ervan. U kunt ook een kopie van deze gegevens verkrijgen, die wij u op papier of digitaal zullen toesturen;
• recht op rectificatie: u heeft de mogelijkheid om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren, uw persoonsgegevens aan te vullen en de ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte te stellen van de rectificatie; 
• recht op wissing ("recht om te worden vergeten"): indien de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in het licht van de doeleinden van deze Privacyverklaring, onrechtmatig worden verwerkt of wanneer dit wettelijk verplicht is, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Indien uw persoonsgegevens openbaar gemaakt zijn, zullen wij redelijke stappen nemen om eventuele ontvangers op de hoogte te stellen van uw verzoek om deze te wissen;
• recht op bezwaar: u kan bezwaar maken tegen de verwerking (met inbegrip van profilering) van persoonsgegevens voor de vervulling van onze taak van algemeen belang. U heeft weliswaar niet het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevenswanneer dergelijke persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst;
• recht op beperking van verwerking: indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, de persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt maar u in plaats van wissing van de gegevens om beperking van de verwerking verzoekt  of indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor onze doeleinden maar u wel nog voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, heeft u het recht om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden opgeslagen en verwerkt; en
• recht op gegevensoverdraagbaarheid: wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming of een contract en de verwerking gebeurt via geautomatiseerde procedés, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verzenden.

Voor de uitoefening van deze rechten of voor meer informatie daaromtrent kan u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via de contactgegevens vermeld onder Art. 8 (Contact). Voor de uitoefening van deze rechten is het mogelijk dat wij uw identiteit moeten verifiëren, zodat uw persoonsgegevens niet worden gedeeld met iemand die daar geen recht op heeft.  

Uw verzoek zal worden behandeld binnen één (1) maand, tenzij wij genoodzaakt zijn om de termijn te verlengen (maximaal tot nog eens twee (2) maanden) afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken dat wij ontvangen. In ieder geval stellen wij u binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.

Indien u op enig moment meent dat wij de AVG schenden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of bij de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) en dit via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be 
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Vlaamse Toezichtcommissie (VTC)
Koning Albert II-laan 15 bus 149, 1210 Brussel
+32 2 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be 
Vlaamse Toezichtcommissie | Vlaanderen Intern

Als Tolk en Taalhulp heeft u tevens het recht om zich op elk moment uit te schijven uit het Vlaams Register Sociaal Tolken en Vertalen via eenvoudig bericht aan info@sociaaltolkenenvertalen.be.

8    Contact

Bij vragen of bezorgdheden over deze Privacyverklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u steeds terecht bij de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) van AgII per gewone post of per e-mail via onderstaande contactgegevens:

Agentschap Integratie en Inburgering
T.a.v. DPO
Havenlaan 86C bus 212
1000 Brussel
dpo@integratie-inburgering.be

9    Wijzigingen aan de privacyverklaring 

Deze Privacyverklaring wordt u overhandigd en toegelicht bij de registratie die plaatsvindt tijdens het intakegesprek en wordt tevens beschikbaar gesteld op onze website.

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd gewijzigd worden. We doen dit door de bijgewerkte versie op de website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen publiceren, passen we de datum en het versienummer van de “laatste update” van onze Privacyverklaring aan. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze startpagina worden vermeld. Niettemin raden we u aan om regelmatig onze Privacyverklaring na te lezen. Deze versie van de Privacyverklaring werd op 15/11/2023 voor het laatst gewijzigd.